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行政文秘助理素养提升

参与目的

1、了解专业秘书/助理的职责与角色,明确行政管理必须掌握的各项专业知识工作
2、学习提升工作效率的技巧,包含档案管理、时间管理、会议管理,以及上司的行程管理
3、了解不同风格的沟通方式,提升高效沟通技巧,提高关系协调能力
4、学习专业秘书/助理的礼仪与应对技巧,塑造专业的形象
5、提升公文写作方法与技巧
6、策划和组织大型会议与活动
7、正确管理情绪与排解压力

内容简介

课程背景:
数百年来,各行各业都有文秘工作,它是一项常青的、不可或缺的职业,也是当今很多年轻人向往的职业。文秘是领导的得力助手,接待、策划会议、沟通、谈判、公文写作、函电、形象设计、公关关系都离不开文秘的工作。高水平的文秘工作是保证领导和组织工作效率的重要条件,文秘的形象更是代表着单位的整体形象。但做一个专业的、出色的秘书却不是一件容易的事,需要通过职业化的训练和实际工作的历练才能完成。本课程专门针对目前职场专业文秘工作面设计,通过两天系统化的梳理和强化,相信会给您最专业的职业指导。

课程收益:
1、了解专业秘书/助理的职责与角色,明确行政管理必须掌握的各项专业知识工作
2、学习提升工作效率的技巧,包含档案管理、时间管理、会议管理,以及上司的行程管理
3、了解不同风格的沟通方式,提升高效沟通技巧,提高关系协调能力
4、学习专业秘书/助理的礼仪与应对技巧,塑造专业的形象
5、提升公文写作方法与技巧
6、策划和组织大型会议与活动
7、正确管理情绪与排解压力

课程时间:2天,6小时/天
授课对象:专业人事行政、各部门秘书助理,及有志从事文秘工作的人士
授课方式:启发式互动教学、小组讨论、案例分析、角色扮演、培训游戏、模拟演练

课程大纲:
第一讲:专业秘书/助理的角色认知
一、专业秘书/助理的定义与职业价值
1、行政人员的角色扮演:管家、助手、人际
2、企业需要什么样的行政人员
二、认清秘书/助理的十四项职责
三、专业秘书/助理必备的技能与素质
四、准确自我定位
1、初级:事务性文员
2、中级:事务性文员+协助管理
3、高级:独立管理+事务处理
五、专业秘书/助理的工作法则
1、摆正位置
2、积极主动
3、细心准确
4、严守机密
5、诚恳有礼

第二讲:如何提升文秘工作效率
一、高效率的文档管理技巧
1、文档管理的方法、原则及流程
2、高效名片管理-大大提升老板业务能力
3、如何运用信息科技进行客户关系管理
4、高效助理秘书必备之文书管理技巧
5、如何成为全方位信息整合工作者
二、如何为上司与自己管理时间
1、80/20原理的应用
2、优先级的排定
3、避免秘书人员的时间管理陷阱
4、如何优化上司的时间安排
三、会议管理技巧
1、会议 ( 活动 ) 的种类
2、会议的流程管理:会前准备;会中协助;会后管理
3、会议记录训练
4、如何成为优秀的项目主持人
四、项目性活动的管理
1、项目管理内容
2、大型活动的关键节点控制
3、常规活动如何推陈出新
五、上司出差行程管理技巧
1、行前安排
2、为上司搜集资料
3、制定完备行程表
第三讲:专业秘书/助理人际沟通技巧
一、成功沟通的秘诀
1、沟通的定义
2、沟通的双向性
3、保证沟通成功的三原则
二、有效职场沟通技巧
1、人际风格的类型:DISC工具导入
2、如何与上司沟通
3、如何与同事沟通
4、如何与客户沟通
三、上司需要什么样的秘书/助理:白骨精沟通高招
1、积极倾听
2、同理心
3、正向引导法
4、赞美法

第四讲:专业秘书/助理的形象塑造
一、女性行政人员的着装要求
1、职业装的选择
2、鞋、袜、包的搭配
3、巧用首饰、丝巾及其它配饰
二、男性行政人员的着装要求
1、公务西装的选择
2、穿西装的十大误区
3、衬衫、领带、皮带、鞋、袜的选择与搭配
三、专业秘书/助理的场合着装
1、正式严肃的会议场合
2、商务休闲的办公场合
3、优雅从容的社交场合
四、合宜的仪表修饰
化妆、修面、发型
五、专业的仪态
站、坐、走、蹲、手势、微笑
第五讲:专业秘书/助理的礼仪与应对技巧
一、商务用语礼仪
1、交谈礼仪
2、接打电话礼仪与技巧
3、电子礼仪:电子邮件、手机、传真等
二、商务往来礼仪
1、专业的接待态度
2、招呼技巧
3、介绍时的原则
4、握手技巧
5、交换名片
6、行进间、乘坐电梯、坐车的礼仪
7、不同的送客方式
8、拜访的宜与不宜
9、馈赠礼仪
三、商务餐饮礼仪
1、中式:请客吃饭的艺术;桌位;点菜;上菜顺序;敬酒;餐桌禁忌;奉茶
2、西式:桌位;餐桌禁忌;餐具;上菜次序;酒水和咖啡;自助餐

第六讲:办公室综合管理
一、办公室管理制度的建立与推行
1、大型企业和中小型企业办公室管理制度的区别
2、如何制定具体的管理制度
三、办公室环境管理
1、办公环境常识:绿化、空气、光线、安全、设备、声音、色调
2、5S管理
3、办公室布置原则
三、办公文档、办公设施与日常用品的管理
1、不同文档的具体管理方法:信件、文书、电子文档、名片等
2、办公设备和公共设施的日常管理
3、文具等办公用品的采购和预算
4、固定资产管理
四、后勤岗位员工管理
前台、车辆、食堂、保安、清洁、医务、杂志
五、公共关系管理
1、如何与媒体共舞
2、如何与政府沟通
3、面对突发事件的软处理与硬处理

第七讲:实用公文写作
一、公文写作概述
1、公文的类别和行文关系
2、公文写作四大原则
3、公文写作六大步骤
4、公文写作的规范:格式、时间、空间、职务、数字、层次及计量单位等
二、企业常用公文的写作
1、通知
2、请示与报告
3、批复
4、函
5、会议纪要
6、工作总结
7、工作计划
8、演讲稿
三、简洁有效地使用电子邮件
1、书写原则
2、书写技巧:发送对象、标题、内容、签名栏
3、电子邮件沟通礼仪
四、制作专业的工作简报(PPT)
1、明确目标、分析听众
2、设定逻辑:金字塔写作原则
3、如何选用文字、图表和动画让PPT更精彩
4、演示PPT:开场白和结束语
5、巧妙帮助上司熟悉PPT

第八讲:情绪与压力管理
一、如何提高自我情绪觉察力
1、辨识自己的情绪
2、先处理心情,再处理事情
二、如何处理工作上的负面情绪
1、愤怒管理的秘诀
2、你的压力指数是多少
3、如何管理压力
三、遇到挫折,如何自我激励
如何建立乐观思维

结束语
1、分享与回顾
2、行动计划

专家信息

王晓珑

王晓珑
职业素养提升专家
15年知名跨国企业员工管理与培训经验
厦门大学外文系英语专业学士(能双语授课)
曾任:柯达(中国) 行政主任、内训讲师、总经理秘书
曾任:林德(中国) 总裁办公室主任、获“最佳讲师”称号
福建省礼仪协会理事;厦门人才中心特约讲师
中国女性形象工程特邀礼仪专家;厦门海峡导报《商务礼仪》专栏作者
长期担任厦门人才中心、厦门大学、安踏集团、中外运集团多家院校及企业特聘讲师
王晓珑老师曾先后就职于柯达、林德等知名跨国公司,分别担任总经办主任、亚太区总裁助理及内训讲师等职务,精通大型会议、活动策划及组织工作;掌握如何与政府、媒体及社会团体保持良好互动,熟悉行政管理制度和程序,熟悉保安、食堂、运输等行政事务。王老师将15年资深的行政管理体验与高端商务实践相融合,独自开发《资深行政文秘综合能力提升训练》、《客户经理职业形象与商务礼仪训练》等一系列课程,能单独进行英语授课,专注于职业素养、商务礼仪、会议管理、办公室管理等方面培训,在外累计培训场次达150多场,课程满意度高达95%以上,累计培训过4000余名企业员工。
服务过的客户有:政府高校:集美大学、华侨大学、厦门海沧市政建设管理中心、龙岩市党校、厦门大学、福州大学、福建师范大学、济南大学、厦门理工学院、云南大学旅游学院、厦门华夏职业学院
物流:厦门港务集团、中外运集团厦门分公司、嘉晟集团、厦门斯巴特进出口、中外运集运厦门分公司、海天集装箱等…
金融业:台州农商行、成都农商行、临海农商行、吴江农商行、济宁农信社、杭州农行、浙江农行、台州农行、厦门农行、北京中行、南海工行、南沙工行、福州建行、兴业银行太原分行、兴业银行杭州分行、贵州省长顺县农村信用合作、厦门邮政等…
其它:万科房地产、厦门市第一医院、福建宁德核电、厦门亿联网络、东方美集团、宝特科技、美时美克、中脉科技、福建众亿工程项目管理、厦门万里石、祥远房地产代理有限公司、北京智富博森商务服务公司、望海商场、厦门地丰置业有限公司、福建南方路面机械有限公司、旭日富邦商贸、德塔石业、泉州市亚利特建材有限公司、安踏集团、美国安费诺电子、金龙联合汽车工业有限公司、威迪亚精密模具塑胶、波特鞋业、矽恩微电子、国药控股星鲨制药、金日制药、广州昭和汽车零部件有限公司等…

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