为虎添翼——资深行政助理培训

课程意义：
想成为上司的得力助手，却不知如何才能做得优秀？看着上司每日繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知如何下手？面对上司，却不知自己在他心目中的价值是多少？辅助上司的工作，很多时候不知道如何去行使“权力”？遇到跨部门的沟通、协调问题，总是困难重重？整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，如何让行政管理工作更有效率？想快速提升行政管理能力，却苦于没有专项的培训课程？为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，通过两天的集中训练，全方位提升行政管理人员的认知水平和实操能力。

课程收益：
1.明确资深行政助理必须掌握的各项专业知识
2.了解不同风格的沟通方式，提升高效沟通技巧，提高关系协调能力
3.学会奠定非领导的“领导”地位
4.提升公文写作方法与技巧
5.策划和组织大型会议与活动
6.正确管理情绪与排解压力

授课方式：启发式互动教学、小组讨论、案例分析、角色扮演、培训游戏、模拟演练
课程时间：3天；6小时/天
授课对象：有工作经验的行政管理人员

课程大纲：
第一讲：专业秘书/助理的角色认知
一、专业秘书/助理的定义与职业价值
1.行政人员的角色扮演：管家、助手、人际
2.企业需要什么样的行政人员
二、认清秘书/助理的十四项职责
三、专业秘书/助理必备的技能与素质
四、准确自我定位
1.初级：事务性文员
2.中级：事务性文员+协助管理
3.高级：独立管理+事务处理
五、专业秘书/助理的工作法则
1.摆正位置
2.积极主动
3.细心准确
4.严守机密
5.诚恳有礼

第二讲：如何提升文秘工作效率
一、高效率的文档管理技巧
1.文档管理的方法、原则及流程
2.高效名片管理——大大提升老板业务能力
3.如何运用信息科技进行客户关系管理
4.高效助理秘书必备之文书管理技巧
5.如何成为全方位信息整合工作者
二、如何为上司与自己管理时间
1.80/20原理的应用
2.优先级的排定
3.避免秘书人员的时间管理陷阱
4.如何优化上司的时间安排

第三讲：办公室综合管理
一、办公室管理制度的建立与推行
1.大型企业和中小型企业办公室管理制度的区别
2.如何制定具体的管理制度：5大要素
案例：《固定资产管理制度》
二、办公室环境管理
1.办公环境要素：绿化、空气、光线、安全、设备、声音、色调
2.5S管理
互动：现场5S管理
3.办公室布置原则：规范与美观的平衡
案例：《这样的办公室，能做得更好些吗？》
三、办公文档、办公设施与日常用品的管理
1.不同文档的具体管理方法：信件、文书、电子文档、名片等
2.办公设备和公共设施的日常管理
3.文具等办公用品的采购和预算
4.固定资产管理
四、后勤岗位员工管理
难有亮点却容易有纰漏的工作节点：前台、车辆、食堂、保安、清洁、医务、杂志
五、公共关系管理
1.如何与媒体共舞：自媒体、网络媒体下的新变化
2.如何与政府沟通：八项规定和六项禁令后
3.面对突发公关事件的软处理与硬处理

第四讲：专业秘书/助理人际沟通技巧
一、DISC沟通风格及其优势和局限
诊断测试：我是哪种沟通风格？
1.DISC之D型：驾驭型/老虎型
2.DISC之I型：表达型/孔雀型
3.DISC之S型：亲和型/考拉型
4.DISC之C型：分析型/猫头鹰型
案例：《在期限内发送重要文件》
小组讨论：如何与不同风格的人沟通
5.分析及总结四种风格沟通策略
二、如何与上司沟通
1.只有懂领导才能帮领导
案例：《部长的杯子》，《郭总的工作计划》，《气头上的邮件》
2.如何取得上司的信任
1）保持主动和良好的沟通
案例：《视觉型、听觉型、感觉型的领导》
2）对主管的地位和能力表示敬意
情景演练：请假
3.如何领会上司的意图
4.如何提建设性意见：站在领导的位置想问题
情景练习：新的北方大区总经理，谁该去德国？
5.多领导沟通技巧
三、如何与同事沟通
1.发展“人际联盟”
案例：《新宁的推荐信》，《欠我的人越多，帮我的人越多》
2.避免政治性错误
案例：《姚明的退役演讲》
3.实力是最坚固的权力基础
1）忠诚比能力更重要
2）累积专业实力，创造自身价值
案例：《没有上下级关系，如何让各部门配合》
情景演练：跨部门沟通之质检部与研发部
四、如何与下属沟通
1.BEST STEP反馈法
2.正面反馈：赞美法
3.负面反馈：建设性批评
案例：《遥控开车》，《杰克韦尔奇的纸条》
五、如何与客户沟通
1.记住客户的名字
2.关键时刻的关心
3.站在客户的角度
情景正反演练：我需要那个配件

第五讲：企业实用公文写作
一、公文写作概述
1.公文的类别和行文关系
2.公文写作四大原则
3.公文写作六大步骤
1）制定行动目标：主动目标与被动目标
2）决定正式程度：公文正式程度由什么来体现？
3）设定总体风格：公文的游说矩阵
4）选择层次结构：连贯式、并列式、分析问题式等
5）列出大纲：提纲法和辐射法
6）撰写初稿
4.公文写作的规范：格式、时间、空间、职务、数字、层次及计量单位等
案例：《常见错误解析》
二、企业常用公文的写作
8类不同公文的性质和作用
1.通知：国务院通知
2.请示与报告：
1） 相同之处
2） 不同之处
3.批复：具体的答复意见
4.函：
1） 邀请函
2） 感谢函
3） 复函等
5.会议纪要：
1） 摘要记录
2） 详细记录
6.工作总结：《外商协会工作总结》的巧妙之处
7.工作计划：
1） 目标
2） 措施
3） 步骤
8.演讲稿：开头、主体和结尾
三、简洁有效地使用电子邮件
1.书写原则：KISS
2.书写技巧：发送对象、标题、内容、签名栏
3.电子邮件沟通礼仪
四、制作专业的工作简报(PPT)
1.明确目标、分析听众
2.设定逻辑：金字塔写作原则
3.如何选用文字、图表和动画让PPT更精彩
4.演示PPT：开场白和结束语
5.巧妙帮助上司熟悉PPT

第六讲：有效的会议/活动管理
一、导致会议低效的原因
1.长期以来我们都是怎么开会的？
案例：“开会比较烦”的小王
2.企业会议常见的问题：参而不议，议而不决，决而不行，行而无果
3.原因如下：认识不到，重视不够，准备不足，组织不好，技巧不佳，落实不力
二、高效会议前的准备工作
1.是否需要开会？
1）不需要开的“五种会”
2）必须要开的“五种会”
案例：生产车间着火了要开什么会？
2.准备工作的重要性
1）会议准备的5W1H
2）会议准备内容核对单
3）会场布置的准备
4）主持人的4个准备工作
三、成功会议中的五大策略
1.如何做开场白
情景模拟：主持人的开场白
2.如何分配发言时间
3.如何掌握议事进度
4.如何达成会议决策
1）彼德·德鲁克决策法
2）4种群体决策：权威、少数服从多数、共识、无异议
3）4种团队决策法
案例分析：《工艺重组的讨论会》
5.如何圆满结束会议
四、如何成为优秀的会议主持人
1.把控好会议的三个阶段
1）开始阶段——热身
2）进行阶段——热炒
3）收尾阶段——热心
2.如何应对会议中发生的意外
3.如何对付与会群体中的“刺儿头”
情景模拟：《公司活动筹备会议》
五、会议记录与会后跟进
1.会议记录者的功能和胜任条件
2.对会议记录的建议
3.如何进行会后跟进
4.自我评定
5.如何提高下次会议质量
六、项目性活动的管理
1.项目管理内容
2.大型活动的关键节点控制
3.常规活动如何推陈出新
讨论：那些年我们组织过的活动

第七讲：情绪与压力管理
一、情商是什么？
二、工作情商的18项能力
心理测试：你的情商高不高？
三、如何提高自我情绪觉察力
1.辨识情绪：情绪来自于想法
案例分析：《开会迟到了》
2.情商高手的沟通黄金法则：先处理心情，再处理事情
讨论：你遇到过的情商高手
四、如何处理工作上的负面情绪
1.愤怒管理的秘诀
情景练习：SCC法则
2.如何管理压力
心理测试：你的压力指数
情景练习：大脑SPA
五、遇到挫折，如何自我激励
1.如何建立乐观思维
情景练习：乐观三部曲
2.心情愉快的行政人员带来高效团队业绩

最后：结束语
一、分享与回顾
二、行动计划

王晓珑

王晓珑老师 职业素养提升专家
行政管理训练专家
福建省礼仪协会理事
DISC认证讲师/测评师
厦门人才中心特约讲师
中国女性形象工程特邀礼仪专家
厦门海峡导报《商务礼仪》专栏作者
16年知名跨国企业员工管理与培训经验
厦门大学外文系英语专业学士（能双语授课）
曾任：柯达(中国) 行政主任、采购经理、内训讲师、总经理秘书
曾任：林德(中国) 总裁办公室主任、资深讲师 ，获“最佳讲师”称号
长期担任厦门人才中心、厦门大学、安踏集团、中外运集团多家院校及企业特聘讲师
王晓珑老师曾先后就职于柯达、林德等知名跨国公司，分别担任总经办主任、亚太区总裁助理及内训讲师等职务，精通大型会议、活动策划及组织工作；掌握如何与政府、媒体及社会团体保持良好互动，熟悉行政管理制度和程序，熟悉保安、食堂、运输等行政事务。王老师将15年资深的行政管理体验与高端商务实践相融合，独自开发《资深行政文秘综合能力提升训练》、《客户经理职业形象与商务礼仪训练》等一系列课程，能单独进行英语授课，专注于职业素养、商务礼仪、会议管理、办公室管理等方面培训，在外累计培训场次达150多场，课程满意度高达95%以上，累计培训过4000余名企业员工。

实战经验：
2000年—2006年，柯达(厦门)有限公司历任行政主任、采购经理、内训讲师、总经理秘书
王老师通过参观访问、采访、公开演讲、信息发布、赞助及捐赠等方式建立和保持公司与相关政府部门及社会团体的良好关系，执行“一、二厂合并”，充分利用现有设备资产，避免投资浪费, 负责包装材料的计划和采购、寻找资产、零配件、设备和非生产性物料的供应商并进行谈判和采购，执行公司商品采购策略，与供应商研究降低成本的机会，同时担任SAP采购模块升级的小组领导, 组织测试和相关培训。后调往总经办，负责“新产品注册”等项目中的外事工作，组织和协调如开幕典礼,周年庆典、员工大会等大型公司活动，并负责企业员工服务礼仪培训并指导她们的职业素养能力培养与提升训练，提供新员工入职、物流采购、企业文化、群策群力、商务礼仪等培训。

2006年—2013年，林德(中国)叉车有限公司任总裁办公室主任/资深讲师。
制定和规范企业行政管理制度和流程，同时协调总裁与股东、德国总部、厦门总部各部门、林德中国各大区、林德香港、林德新加坡以及与公司外部的联络，使企业与政府、媒体及社会团体建立和保持良好的互动及合作关系。策划和组织厦门外商协会会员活动，并担任企业资深讲师，为“企业文化复兴和推进”、“群策群力”等活动提供培训和督导，同时负责企业培训计划开展与实施，在职期间，为林德培训过2000余名新老员工，受企业高层赞赏，并获得“最佳讲师”称号。同时兼职外部培训师，服务于厦门市人才中心及各培训机构，为企业提供培训、辅导和咨询等服务。培训内容有高级秘书助理技能训练营、商务礼仪与职业形象、行政工作统筹管理、职业心态与职业素养、商务公文写作、高效会议管理等，在外累计培训场次达150多场，深受学员好评。

主讲课程：
《客户经理职业形象与商务礼仪训练》、《商务礼仪与魅力形象完美塑造》、《行政办公室服务接待礼仪》、《职场礼仪与沟通技巧》、《专业行政文秘综合能力提升训练》、《资深行政文秘综合能力提升训练》、《服务意识与服务礼仪》、《高情商的职场沟通》、《商务西餐礼仪》、《政务礼仪》、《商务礼仪与职业形象》、《职业化塑造与高效工作技能提升》、《员工职业素养提升》

授课风格：
王老师授课注重互动、体验、角色扮演、实例操作，让学员在练中学，学中练，避免“学而不用，听了就忘”。在海量案例中，揭示员工职业素养提升的误区与禁忌，塑造企业专业形象。结合企业的现状，对企业现有商务礼仪、接待及大型会议提出建设性、实操性反馈，推动商务礼仪日常化和标准化。

部分授课记录：
服务客户 所讲课程 期数
厦门市人才服务中心 《商务礼仪》/《大学生职业素养提升》 48
厦门大学 《大学生职业素养提升》 16
安踏集团 《秘书助理、商务礼仪》 10
斯兰集团 《经理人特训班(商务礼仪与温馨服务)》 20
中外运集团 《服务礼仪》 15
福建师范大学 《大学生职业素养提升》 12
福建宁德核电 《服务礼仪》 5
嘉晟集团 《行政管理提升班》 6
厦门亿联网络 《服务礼仪》 16
海隆集团 《商务礼仪》 8
东方美美容集团（沙龙） 《魅力女性形象素养提升》 10
龙岩市党校 《行政管理素养提升》 30
厦门理工学院 《大学生职业素养提升》 10
厦门地丰置业有限公司 《高级秘书、助理和行政人员职业技能训练营》 8
厦门海沧市政建设管理中心 《商务公文写作》 6
凯傲集团 《职业心态与职业素养》 14

部分服务客户：
政府高校：江苏沭阳地方税务局、长沙商务局、中国建筑第八工程局有限公司、集美大学、华侨大学、厦门海沧市政建设管理中心、龙岩市党校、厦门大学、福州大学、福建师范大学、济南大学、厦门理工学院、云南大学旅游学院、厦门华夏职业学院、广州市公用事业高级技工学校等…
物流：厦门港务集团、中外运集团厦门分公司、嘉晟集团、厦门斯巴特进出口、海天集装箱等…
金融业：上海兴业银行总行、连云港东方农商银行、成都农商行、临海农商行、吴江农商行、济宁农信社、杭州农行、浙江农行、台州农行、厦门农行、北京中行、南海工行、南沙工行、福州建行、兴业银行太原分行、兴业银行杭州分行、贵州省长顺县农村信用合作、厦门邮政等…
其它：三明移动、万科房地产、联想集团、厦门市第一医院、福建宁德核电、厦门亿联网络、东方美集团、宝特科技、美时美克、中脉科技、福建众亿工程项目管理、厦门万里石、祥远房地产代理有限公司、北京智富博森商务服务公司、望海商场、厦门地丰置业有限公司、福建南方路面机械有限公司、旭日富邦商贸、德塔石业、泉州市亚利特建材有限公司、安踏集团、美国安费诺电子、金龙联合汽车工业有限公司、威迪亚精密模具塑胶、波特鞋业、矽恩微电子、国药控股星鲨制药、金日制药、广州昭和汽车零部件有限公司、麦克韦尔科技、苏州工业园区阳澄湖半岛旅游度假区、蜀都川菜文化、宁波丁丁麻辣烫餐饮有限公司、遵义烟草、广州本田汽车有限公司、福日电子、台湾默克股份有限公司、三亚旅游公司、威海城建集、中煤榆林、天津中沙石化、广州立信、哈尔滨铁路局、深圳竞华电子有限公司、中信证券、广东众生药业股份有限公司、酷派集团、佛山南海农商行、越海物流、默克化工技术（上海）有限公司、中国建筑第八工程局有限公司广西分公司、石家庄电力、哈尔滨健康药业、杭州圣奥家具、佛山新华印刷厂、长沙商务局、等…